Gegevensbescherming bij het gebruik van het boekings- en reserveringssysteem

Beschrijving en omvang van de gegevensverwerking

Op onze website bieden wij een boekingsportaal voor reserveringen van huurauto’s.

Uw persoonsgegevens worden geregistreerd en verwerkt wanneer u deze zelf, bijvoorbeeld bij de boeking van een huurauto, vermeldt. Dit kan direct door u op onze website of door een Sunny Cars partner (reiskantoor, agentuur) met de daar door u verstrekte gegevens gebeuren. Aan de aanbieder van de vloot ter plaatse verstrekken wij bij standaard boekingen alleen uw naam. Uw gegevens worden daarvoor op veilige wijze door middel van SSL-codering doorgestuurd.

De bij een boeking geregistreerde gegevens worden als bestandsgegevens in onze klantendatabase opgeslagen en worden voor servicedoeleinden en voor het beheer van de klantenrelatie gebruikt.

De volgende gegevens worden tijdens het online boekingsproces geregistreerd:

Verplichte velden zijn:

  • Voor- en achternaam van de bestuurder,
  • Leeftijd van de bestuurder
  • Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats, land),
  • E-mailadres
  • Betalingswijze; betalingsgegevens
  • Eventueel telefoonnummer

Optioneel kunnen de volgende gegevens aangegeven worden:

  • Vluchtgegevens (vluchtnummer)
  • Tijdstip van de huur en afgifte

Op het tijdstip van de bestelling via het boekingsportaal worden verder de volgende gegevens opgeslagen:

  • IP-adres van de gebruiker
  • Reserveringsnummer, evenals andere boekingsgegevens (reisperiode, plaats van afhaling en retour)
  • Datum en tijdstip van de boeking
  • Klantnummer
  • Optioneel: tussenkomende agentuur

Quick Check In/ Premium en Express-Service/ Geen waarborg-pakket (zie commentaar beneden)
Wanneer u een van deze aanvullende servicepakketten selecteert, dan registreren en verwerken wij bijkomend de volgende gegevens die u in het kader van deze boeking van een huurauto aangeeft:

  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Gegevens van het rijbewijs:
    • Nummer van het rijbewijs
    • Land van uitvaardiging
    • Datum van uitvaardiging
    • Uitvaardiging door
  • Gegevens identiteitsbewijs
    • Land van uitvaardiging
    • Datum van uitvaardiging
    • Uitgevaardigd door
    • Geldig tot
  • Mobiel nummer (bijvoorbeeld om de huurauto naar het hotel te brengen)
  • Verblijfplaats op de plaats van bestemming

Bij gebruik van deze dienst worden alle gegevens, die u in de regel bij de aanbieder van de vloot ter plaatse moet aangeven, reeds op voorhand gecodeerd naar hem gestuurd. Hierdoor krijgt u uw voertuig onmiddellijk na aankomst.

Wij maken erop attent dat de gegevens soms naar onveilige derde landen gestuurd worden waar geen passend niveau voor de gegevensbescherming gegarandeerd kan worden; Onze partners ter plaatse hebben zich tegenover ons ertoe verbonden de gegevens alleen voor het overeengekomen doel te gebruiken.

Juridische basis voor de gegevensverwerking
De verwerking van uw gegevens dient om een contract te vervullen wiens contractant u bent of om voorcontractuele maatregelen uit te voeren. De juridische basis voor de verwerking van de gegevens is art. 6 lid 1 lit. b AVG.

Het doorsturen van de gegevens naar een derdeland, dat de voor dergelijke transacties noodzakelijke gegevensbeschermingsstandaarden heeft, is gebaseerd op art 49 lid 1 lit. b – uitzondering gemaakt voor bepaalde gevallen; m.a.w. het doorsturen is noodzakelijk voor het vervullen van een contract tussen de getroffen persoon en de verwerkingsverantwoordelijke of voor de uitvoering van voorcontractuele maatregelen op verzoek van de getroffen persoon.

Wanneer uw gegevens voor directe reclame gebruikt worden, is de juridische basis art. 6 lid 1 lit. f AVG. Uitgangspunt voor de te nemen beslissing is de overweging 47 DS-GVO, die o.a. het volgende vermeldt: “De verwerking van persoonsgegevens voor de directe reclame kan als voor een legitiem belang dienende verwerking beschouwd worden.”

Doel van de gegevensverwerking
Het doel van de verwerking van de door u ter beschikking gestelde gegevens is de vervulling van een contract met u of de uitvoering van voorcontractuele maatregelen om voor u een huurwagen te reserveren en op de plaats van overhandiging ter beschikking te stellen.

Quick Check In / Premium en Express Service:
Het doel van de verwerking van de door u ter beschikking gestelde bijkomende gegevens is de vervulling van een met u afgesloten contract voor het tijdbesparend ter beschikking stellen van een huurauto op de plaats van overhandiging.

No Deposit Service:
Het doel van de verwerking van de bijkomend geregistreerde gegevens dient om een huurwagen ter beschikking te stellen zonder dat u bij de aanbieder van de voertuigvloot ter plaatse een waarborg moet deponeren.

Duur van de opslag
Gegevens van bestaande klanten worden voor de duur van de contractuele relatie opgeslagen. Wanneer de persoonsgegevens voor het bereiken van het doel van hun registratie niet meer nodig zijn, worden ze gewist. Ook na beëindiging van de contractuele relatie kan het nodig zijn om persoonsgegevens van de contractant op te slaan om contractuele of wettelijke plichten (bijvoorbeeld bewarings- en traceerbaarheidsplichten) te vervullen

Quick Check In / Premium en Express Service, No Deposit Service:
De registratiegegevens worden 365 dagen na de teruggave van het voertuig bewaard en worden daarna gewist. Het is mogelijk dat de gebruiker met een permanente opslag instemt ("Registratie als bezoeker”). Dan worden de gegevens tot nader order opgeslagen.

Verzet- en verwijderingsmogelijkheid
Zijn de gegevens noodzakelijk om een contract te vervullen of om voorcontractuele maatregelen te nemen, dan kunnen de gegevens in de klantaccount alleen vroegtijdig gewist worden wanneer er geen contractuele of wettelijke plichten zijn die dit belemmeren.

In de periode dat u als bestaande klant bij ons geregistreerd bent, heeft u het recht de gegevens te laten wissen die niet aan een wettelijke bewaringstermijn onderhevig zijn.

Terug naar de privacy verklaring