Gegevensbescherming bij contactformulieren en e-mail contact

Beschrijving en omvang van de gegevensverwerking

Communicatie per contactformulier
Op onze website zijn er verschillende contactformulieren die gebruikt kunnen worden om op elektronische manier contact op te nemen. De in het invoervenster ingevoerde gegevens worden naar ons gestuurd en verwerkt.

Optie 1: Algemene aanvraag:
Verplichte velden zijn:

  • Voor- en achternaam
  • Aanspreektitel
  • E-mailadres

Optioneel kunnen ingevoerd worden:

  • Inhoud van het bericht
  • Reserveringsnummer
  • Telefoonnummer
  • Bedrijf

Optie 2: Schademelding
Om een schademelding te bewerken hebben wij gegevens nodig over

  • de persoon
  • de boeking
  • de terugbetaling
  • schadedetails
  • alsook verschillende documenten
    • lokale huurovereenkomst
    • schaderapport van de verhuurder
    • betalingsbewijs
    • wanneer nodig, PV van de politie

Voor de bewerking noodzakelijke verplichte velden zijn met * gekenmerkt.

Optie 3: Klacht
Om een klacht te verwerken hebben wij gegevens nodig over

  • de persoon
  • de boeking
  • de terugbetaling
  • uw ervaringen, de reden voor de klacht
  • alsook eventueel verschillende documenten in verband met de huur van voertuigen, bijvoorbeeld
    • Huurovereenkomst
    • Afrekening creditcard
    • Foto’s

Op het tijdstip van verzending van berichten via de contactformulieren worden verder de volgende gegevens opgeslagen:

  • Webserver protocolbestand

Communicatie per e-mail
Alternatief is een contactopname via e-mail mogelijk. In dit geval worden de met de e-mail verstuurde persoonsgegevens van de gebruiker opgeslagen.

  • E-mailadres
  • Inhoud van het bericht
  • Wanneer nodig
    • Voor- en achternaam
    • Adres
    • Telefoonnummer
    • Bedrijf

Op het tijdstip van verzending van het bericht worden verder de volgende gegevens opgeslagen:

  • Datum en tijdstip van de mailverzending
  • Message ID en doorsturende mailserver

Belangrijk: communicatie per e-mail kan veiligheidshiaten vertonen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat e-mails op hun weg door het internet door niet daarvoor gerechtigde personen gestopt en gelezen worden. Indien wij een e-mail van u ontvangen dan gaan wij ervan uit dat wij het recht hebben om per e-mail te antwoorden. Anders moeten wij u uitdrukkelijk naar een andere communicatiewijze verwijzen.

Bij beide vormen van contactopname worden de gegevens niet aan derden doorgegeven. De gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw aanvraag te bewerken.

Juridische basis voor de gegevensverwerking
De juridische basis voor de verwerking van gegevens, die in het kader van een “algemene aanvraag” of verzending van een e-mail doorgestuurd worden, is art. 6 lid 1 lit. f AVG.

De verwerking van de gegevens voor de schademelding en klacht dient ter vervulling van het contract en is gebaseerd op art. 6 lid 1 lit. b AVG.

Voor de verwerking van op de schademelding betrekking hebbende gegevens van vlootwaanbieders wordt in het kader van de verzendingsprocedure uw toestemming gevraagd. De juridische basis is art. 6 lid 1 lit. a.

Doel van de gegevensverwerking
De verwerking van doorgestuurde persoonsgegevens dient alleen om de aanvraag te bewerken. Hierin ligt ook het noodzakelijke gerechtvaardigde belang aan de verwerking van de gegevens.
De ander tijdens de verzendingsprocedure verwerkte persoonsgegevens dienen om misbruik van het contactformulier te verhinderen en om de veiligheid van onze informatietechnische systemen te verzekeren.

Duur van de opslag
De in de verschillende contactformulieren ingevoerde gegevens worden afhankelijk van het doel gewist op voorwaarde dat er geen wettelijke redenen zijn die dit verhinderen (bewaartermijnen, traceerbaarheid).

Verzet- en verwijderingsmogelijkheid
De gebruiker heeft steeds de mogelijkheid verzet aan te tekenen tegen de verwerking en de opslag van zijn persoonsgegevens. Afhankelijk van de juridische situatie van de verwerking voor de verschillende contactopties worden de gegevens gewist of geblokkeerd, wanneer geen andere verwerking van de ingevoerde gegevens nodig is en er geen wettelijke redenen zijn die dit verhinderen (bewaartermijnen, traceerbaarheid).

Terug naar de privacy verklaring